I korrespondanse-fanen kan du se alle interne og eksterne korrespondanser som har vært utført i prosjektet. Planlegger kan opprette nye. Det finnes tre typer korrespondanser: leveranser, innkommende korrespondanse og tilbakemeldinger. Tilbakemeldinger er alltid direkte koblet til en leveranse. All korrespondanse kan settes som interne eller eksterne. De interne kan kun sees av forslagstiller, planlegger og fagene. De eksterne kan sees av kommune-bruker (når denne er tatt i bruk).
Opprett en korrespondanse
Krav til rolle: Planlegger, Forslagsstiller
Når du vil opprette en leveranse, sørg først for å ha klar leveransen og bruk mulighetene man har til å gjøre en kvalitetssikring i forkant. Åpne så fanen for den fasen leveransen gjelder og klikk på "Opprett korrespondanse". I modulen som åpner seg kan du legge inn tittel, velge type, skrive beskrivelse og koble til dokumenter og resultatmapper. Her kan do
Hvis du har mottatt en korrespondanse fra kommune, nabo, høringsinstanser el.l (og denne ikke har kommet gjennom Planeo) kan du gjenskape denne her for å få den inn i Planeo. Da velger du innkommende korrespondanse under Type. Her kan du også legge inn dato tilbake i tid for når korrespondansen skjedde.
Hvis du skal gjenskape en tilbakemelding som har kommet direkte på en tidligere leveranse velger du "Legg til tilbakemelding" under selve leveransen. Husk også her å få inn rett dato.
Det er ikke mulig å endre eller slette en korrespondanse, men hvis den ble feil er det mulig å arkivere den ved å trykke på søppelikonet.
Del en korrespondanse
Krav til rolle: Planlegger
Når du har opprettet en ekstern korrespondanse vil den dukke opp under korrespondanse for eksterne brukere (de som har fått tilgang til Planeo). Nå kan du også dele den med andre eksterne (som ikke har egen brukertilgang). Dette kan du enten gjøre ved å sende en e-post fra den opprettede modulen eller kopiere lenken til den og putte den inn i en ordinær epost. Fordelen ved å benytte epost-funksjonen her er at den blir lagret som historikk i Planeo. Trykk da på «Send via e-post» for å sende en e-post, eller på ikonet ved siden av for å kopiere lenken. Eksterne tilbakemeldinger blir automatisk delt ved å dele leveransene de er tilknyttet til. Hvis korrespondansen var opprettet som intern kan du enkelt dele lenken til modulen for team medlemmer.